חשבונית פרופורמה - מה זה, מתי משתמשים, ואיך מפיקים

מה זה חשבונית פרופורמה?

חשבונית פרופורמה (Proforma Invoice) היא מסמך מקדים שמציג ללקוח את פרטי העסקה לפני שהיא מתבצעת. זה לא מסמך מחייב לצורכי מס - אלא סוג של "הצעה רשמית" בפורמט חשבונית.

מתי צריך חשבונית פרופורמה?

1. עסקאות בינלאומיות

כשלקוח בחו"ל צריך מסמך רשמי כדי לאשר תשלום או ליבוא סחורה. מכס ורשויות במדינות רבות דורשים פרופורמה.

2. לפני קבלת מקדמה

כשלקוח רוצה לראות "חשבונית" לפני שהוא מעביר תשלום ראשון.

3. לצורך אישור תקציב

גופים גדולים וחברות צריכים מסמך רשמי כדי לאשר רכישה פנימית.

4. עסקאות מול רשויות

מוסדות ממשלתיים ורשויות לפעמים דורשים פרופורמה כתנאי להנפקת הזמנת רכש.

מה ההבדל מחשבונית מס?

|---|---------|-----------|

חשוב: פרופורמה היא לא תחליף לחשבונית מס. אחרי שהעסקה מתבצעת, חייבים להפיק חשבונית מס רגילה.

מה כוללת חשבונית פרופורמה?

• •כותרת ברורה: "חשבונית פרופורמה / Proforma Invoice"
• •מספר סידורי
• •תאריך ותוקף
• •פרטי המוכר (שם, כתובת, מספר עוסק)
• •פרטי הקונה
• •תיאור מפורט של השירות/מוצר
• •מחירים (לפי יחידה ובסה"כ)
• •תנאי תשלום
• •תנאי משלוח (לסחורות)
• •מטבע

פרופורמה לייצוא - דגשים חשובים

שפה

בעסקאות בינלאומיות, הפרופורמה בד"כ באנגלית (או בשפת המדינה של הקונה).

מטבע

ציינו את המטבע של העסקה (USD, EUR, GBP) וגם את השווי בשקלים.

Incoterms

לסחורות פיזיות, כדאי לציין תנאי Incoterms (EXW, FOB, CIF, וכו') כדי לקבוע מי אחראי על משלוח וביטוח.

קוד HS

לייצוא סחורות, ציינו את קוד HS של המוצר - המכס במדינת היעד צריך את זה.

טעויות שכיחות

1. להתייחס לפרופורמה כחשבונית מס

זה לא מסמך מס. אל תדווחו עליה בדוח מע"מ.

2. לא להפיק חשבונית מס אחר כך

אחרי שהעסקה נסגרת, חייבים להפיק חשבונית מס אמיתית.

3. להשאיר תוקף פתוח

תמיד ציינו תוקף: "הצעה בתוקף ל-30 יום".

הפקת פרופורמה עם Quickly

"פרופורמה ל-ABC Corp, USA, 5000 דולר, consulting services"

Quickly יפיק מסמך פרופורמה מעוצב עם כל הפרטים. כשהלקוח מאשר ומשלם:

"תפיק חשבונית על פרופורמה 8"

והחשבונית תופק עם כל הפרטים מהפרופורמה, כולל מספר הקצאה.