חשבונית פרופורמה - מהי, מתי משתמשים בה ואיך מפיקים אותה

מה זה חשבונית פרופורמה

חשבונית פרופורמה היא מסמך מקדים שנראה כמו חשבונית לכל דבר, אבל מתאר עסקה שעדיין לא קרתה. השם "פרופורמה" פירושו "למען הצורה" - מסמך שנותן ללקוח את כל פרטי העסקה בפורמט מסודר ורשמי, כדי שיוכל להחליט, לאשר תקציב או להעביר תשלום.

זאת נקודת הבלבול הכי גדולה: חשבונית פרופורמה נראית כמו חשבונית מס, אבל מבחינה חוקית היא לא חשבונית מס. היא לא יוצרת חבות מס, לא נכנסת לדוח המע"מ ולא נחשבת הכנסה. היא קרובה הרבה יותר להצעת מחיר מאשר לחשבונית.

מתי משתמשים בחשבונית פרופורמה

עסקאות ייצוא ולקוחות בחו"ל

זה השימוש הנפוץ ביותר. לקוח בחו"ל, בנק או רשות מכס דורשים מסמך רשמי שמתאר את העסקה לפני שמשלמים או שולחים סחורה. אם אתה עובד עם לקוחות בחו"ל, כדאי גם להכיר את הכללים על חשבוניות ללקוחות בחו"ל ומע"מ אפס, שמפורטים גם באתר רשות המסים.

לפני קבלת מקדמה

לקוח שמבקש לראות "חשבונית" לפני שהוא מעביר תשלום ראשון. הפרופורמה נותנת לו מסמך רשמי בלי שתיצור חבות מס לפני שקיבלת כסף.

אישור תקציב פנימי

חברות וגופים גדולים צריכים מסמך מסודר כדי לפתוח הזמנת רכש או לאשר רכישה במערכת הפנימית שלהם.

עסקאות מול רשויות ומוסדות

גופים ציבוריים דורשים לעיתים פרופורמה כתנאי להנפקת הזמנת עבודה.

ההבדל בין חשבונית פרופורמה לחשבונית מס

|---|---|---|

הכלל שחשוב לזכור: פרופורמה היא לא תחליף לחשבונית מס. ברגע שהעסקה נסגרה והכסף עבר, חובה להפיק חשבונית מס אמיתית. אם אתה מתבלבל בין סוגי המסמכים, שווה לקרוא את ההסבר המלא על חשבונית מס מול קבלה.

מה צריך להופיע בחשבונית פרופורמה

• •כותרת ברורה: "חשבונית פרופורמה" או "Proforma Invoice", כדי שלא יתבלבלו בינה לבין חשבונית מס.
• •מספר סידורי ותאריך.
• •תוקף ההצעה - עד מתי המחירים בתוקף.
• •פרטי המוכר: שם, כתובת ומספר עוסק.
• •פרטי הקונה.
• •תיאור מפורט של המוצר או השירות.
• •מחירים לפי יחידה ובסך הכול.
• •תנאי תשלום.
• •תנאי משלוח, אם מדובר בסחורה פיזית.
• •המטבע של העסקה.

פרופורמה לייצוא - דגשים שחוסכים עיכובים

שפה

בעסקה בינלאומית הפרופורמה נכתבת בדרך כלל באנגלית, או בשפת המדינה של הקונה.

מטבע

ציין את המטבע של העסקה (USD, EUR, GBP), ורצוי גם את השווי המקביל בשקלים.

Incoterms

לסחורות פיזיות כדאי לציין את תנאי ה-Incoterms (כמו EXW, FOB או CIF) שקובעים מי אחראי על ההובלה והביטוח בכל שלב.

קוד HS

לייצוא מוצרים, ציין את קוד ה-HS של הפריט. המכס במדינת היעד צריך אותו כדי לשחרר את הסחורה.

שלוש טעויות נפוצות עם חשבונית פרופורמה

1. להתייחס לפרופורמה כחשבונית מס

פרופורמה אינה מסמך מס. אל תדווח עליה בדוח המע"מ ואל תתייחס אליה כהכנסה.

2. לא להפיק חשבונית מס בסיום

אחרי שהעסקה נסגרה, חובה להפיק חשבונית מס רגילה. הפרופורמה לבדה משאירה אותך לא מדווח.

3. להשאיר תוקף פתוח

פרופורמה בלי תאריך תוקף עלולה לחזור אליך חודשים אחרי, כשהמחירים כבר השתנו. תמיד קבע תוקף ברור.

פרופורמה אל מול מסמכים אחרים

קל להתבלבל בין פרופורמה לבין מסמכים מקדימים אחרים. הנה הסדר:

• •הצעת מחיר - המסמך השיווקי הראשון. גמיש, לרוב כולל כמה אפשרויות, ומטרתו לשכנע את הלקוח.
• •חשבונית פרופורמה - שלב מתקדם יותר. הלקוח כבר רוצה לקנות, והפרופורמה נותנת לו מסמך רשמי בפורמט חשבונית כדי לאשר תקציב, לפתוח הזמנת רכש או להעביר תשלום.
• •חשבונית מס - המסמך הסופי, שמופק אחרי שהעסקה בוצעה והכסף עבר.

במילים אחרות: הצעת מחיר משכנעת, פרופורמה מאשרת, וחשבונית מס מתעדת.

מה קורה אחרי שהלקוח מאשר את הפרופורמה

זה השלב שבו הכי הרבה עסקים נופלים. הפרופורמה נסגרה, הכסף נכנס, וכאן חייבים שלושה דברים:

1. להפיק חשבונית מס על העסקה. הפרופורמה לבדה אינה מתעדת את ההכנסה, ובלעדיה אתה לא מדווח כמו שצריך.

2. לרשום את ההכנסה לפי שער החליפין הנכון אם מדובר בעסקה במטבע זר. ההכנסה נרשמת בשקלים לפי השער במועד חשבונית המס, ולא לפי השער ביום הפרופורמה.

3. לשייך את החשבונית לפרופורמה כדי שתהיה לך שרשרת מסמכים ברורה - הצעה, אישור, חשבונית - שתעמוד בכל ביקורת.

אם העסקה בוטלה אחרי שכבר הפקת חשבונית מס, לא מוחקים אותה אלא מפיקים חשבונית זיכוי. הסברנו את זה במדריך על חשבונית מס מול קבלה.

כמה זמן פרופורמה בתוקף

אין חוק שקובע תוקף לפרופורמה, זה נתון להחלטתך. הנוהג המקובל הוא 14 עד 30 יום. תוקף קצר מדי לוחץ על הלקוח שלא לצורך; תוקף ארוך מדי חושף אותך לשינויי מחיר ועלויות. ציין את התוקף במפורש על המסמך, במשפט פשוט כמו "הצעה זו בתוקף ל-30 יום ממועד ההנפקה". ככה גם אתה וגם הלקוח יודעים מתי הפרופורמה כבר אינה רלוונטית. בעסקאות במטבע זר זה קריטי במיוחד, כי שער החליפין יכול לזוז משמעותית בתוך חודש, ופרופורמה ישנה עלולה לחייב אותך במחיר שכבר אינו משתלם.

האם חובה להפיק חשבונית פרופורמה

לא. בניגוד לחשבונית מס, שחובה להפיק על כל עסקה, פרופורמה היא וולונטרית לחלוטין. אף חוק אינו מחייב אותך להוציא פרופורמה.

אז למה בכל זאת להשתמש בה? כי במקרים רבים הלקוח הוא זה שמבקש אותה. בנק שצריך לאשר העברה לחו"ל, מחלקת רכש בחברה גדולה, או רשות מכס במדינת היעד - כל אחד מהם עשוי לדרוש פרופורמה כתנאי להמשך. במצב כזה הפרופורמה אינה בירוקרטיה מיותרת אלא מה שמזיז את העסקה קדימה.

הכלל המעשי: הפק פרופורמה כשמבקשים ממך, או כשאתה רוצה לתת ללקוח מסמך רשמי לפני קבלת תשלום. בכל מקרה, אל תשכח שהיא אינה מחליפה את חשבונית המס שתבוא אחריה.

איך מפיקים חשבונית פרופורמה עם Quickly

ב-Quickly אתה לא צריך טופס מסובך. שולח בוואטסאפ משפט כמו:

"פרופורמה ל-ABC Corp, ארה"ב, 5000 דולר, שירותי ייעוץ"

ו-Quickly מפיק מסמך פרופורמה מעוצב עם כל הפרטים. כשהלקוח מאשר ומשלם, שורה אחת סוגרת את המעגל:

"תפיק חשבונית על פרופורמה 8"

והחשבונית נוצרת עם כל הפרטים מהפרופורמה, כולל מספר הקצאה ודיווח כמו שצריך. ככה הפרופורמה והחשבונית מחוברות, ואתה לא שוכח את השלב השני. אפשר לראות עוד על הפקת חשבוניות מס או על הצעות המחיר שמשלימות את אותו תהליך. כל המסלולים מופיעים בעמוד המחירים.

שאלות נפוצות

מה זה חשבונית פרופורמה?

מסמך מקדים שמציג ללקוח את פרטי העסקה לפני שהיא מתבצעת. הוא רשמי ומפורט, אבל אינו מסמך מס ואינו מחייב תשלום.

האם חשבונית פרופורמה מחייבת מע"מ?

לא. הפרופורמה אינה נכנסת לדוח המע"מ, אינה מקבלת מספר הקצאה ואינה נחשבת הכנסה. רק חשבונית המס שמופקת אחרי העסקה מחייבת מע"מ.

מה ההבדל בין פרופורמה להצעת מחיר?

שתיהן מסמכים מקדימים. הצעת מחיר היא לרוב פנייה שיווקית גמישה, ופרופורמה היא מסמך רשמי יותר בפורמט חשבונית, מקובל במיוחד בעסקאות ייצוא ומול גופים גדולים.

האם צריך להפיק חשבונית מס אחרי פרופורמה?

כן. הפרופורמה אינה תחליף. ברגע שהעסקה נסגרה והתשלום התקבל, חובה להפיק חשבונית מס רגילה.

באיזו שפה כותבים חשבונית פרופורמה?

בעסקה מקומית בעברית. בעסקה בינלאומית בדרך כלל באנגלית, או בשפת המדינה של הלקוח, עם ציון המטבע.

מי משתמש בחשבונית פרופורמה?

בעיקר עסקים שמייצאים שירותים או מוצרים, וכן כל מי שצריך לתת ללקוח מסמך רשמי לפני קבלת מקדמה או לצורך אישור תקציב.