שמירת רשומות 7 שנים - מה חייבים לשמור ואיך לעשות את זה נכון

החוק ברור: 7 שנים

סעיף 25 לחוק מע"מ וסעיף 130 לפקודת מס הכנסה קובעים: כל עוסק חייב לשמור את ספריו ומסמכיו למשך 7 שנים מתום שנת המס שאליה הם מתייחסים.

מה חייבים לשמור?

חשבוניות מס שהנפקת

כל חשבונית שיצאה מהעסק שלך - עם מספר הקצאה.

חשבוניות ספקים

כל חשבונית שקיבלת כהוצאה - חשוב לניכוי מע"מ תשומות.

קבלות

גם קבלות שהנפקת וגם קבלות שקיבלת.

דוחות בנק

תדפיסי חשבון, דוחות כרטיס אשראי.

חוזים והסכמים

חוזי שכירות, הסכמי שירות, הזמנות רכש.

דוחות מס

דוחות מע"מ, דוחות שנתיים, אישורי ניכוי מס.

תיעוד נוסף

רישומי שכר, תלושי משכורת (אם יש עובדים), פרוטוקולים.

מה קורה אם לא שומרים?

סנקציות אפשריות:

• •פסילת ספרים - רשות המסים יכולה לקבוע שהספרים שלך לא קבילים
• •שומה לפי מיטב השפיטה - רשות המסים תעריך את ההכנסה שלך (בד"כ גבוה יותר)
• •אי-הכרה בהוצאות - לא תוכל להוכיח הוצאות = תשלם יותר מס
• •קנסות - עד 10% מהמחזור או עד 26,000₪

שמירה דיגיטלית - האם מספיק?

התשובה הקצרה: כן, בתנאים.

רשות המסים מכירה בשמירה דיגיטלית של מסמכים, בתנאי ש:

1. המסמך קריא - אפשר לפתוח ולקרוא אותו

2. לא שונה - יש הוכחה שלא בוצע שינוי (PDF, חתימה דיגיטלית)

3. נגיש - אפשר להציג אותו בעת ביקורת

4. מגובה - יש עותק גיבוי

פורמטים מומלצים:

• •PDF - הפורמט הנפוץ ביותר
• •תמונה ברזולוציה גבוהה - לקבלות סרוקות
• •XML - לנתונים מובנים

5 עקרונות לשמירה נכונה

1. גבה בענן

Google Drive, Dropbox, או כל שירות ענן אמין. גיבוי מקומי בלבד מסוכן.

2. סדר בתיקיות

• •2026/

- חשבוניות-שהפקתי/

- חשבוניות-ספקים/

- קבלות/

- דוחות-בנק/

- דוחות-מס/

3. שמות קבצים ברורים

"חשבונית-047-חברת-אלפא-2026-03.pdf" עדיף על "scan001.jpg"

4. סרוק מיד

קבלת קבלה? סרוק אותה עכשיו. מחר היא תהיה בתחתית הארנק.

5. בדוק שנתית

פעם בשנה, ודא שכל המסמכים שמורים ונגישים.

Quickly שומר בשבילך

כל מסמך שנוצר ב-Quickly נשמר אוטומטית בענן:

• •חשבוניות - PDF מקורי עם מספר הקצאה
• •הצעות מחיר - כל ההיסטוריה שמורה
• •קבלות שסרקת - תמונה + נתונים מופקים
• •ייצוא לרו"ח - כל המסמכים זמינים להורדה בכל עת

אין צורך לארגן תיקיות, לגבות ידנית, או לדאוג ששומרים 7 שנים - Quickly עושה את זה בשבילך.

טיפ אחרון

אל תמחק שום דבר. גם אם נראה לא חשוב - שמור. דיסק קשיח ואחסון בענן עולים שקלים בודדים לחודש. קנס מרשות המסים עולה אלפים.