סריקת מיילים אוטומטית של חשבוניות וקבלות: איך זה עובד ב-Quickly
Quickly מתחבר ל-Gmail או ל-Outlook, סורק חשבוניות וקבלות שמגיעות מספקים, סורק עד 4 שנים אחורה ומאשר לך הוצאות בקליק. כל מה שצריך לדעת על הפיצ'ר.
הבעיה שכל בעל עסק מכיר
יש לך חודש עמוס. הוצאת על שרתים, על תוכנות, על דלק, על שולחן חדש למשרד, על אוכל ללקוח שבא לפגישה, ועוד עשרה דברים שאתה כבר לא זוכר. כל הקבלות האלה הגיעו למייל. חלקן כ-PDF מצורף, חלקן כקישור, חלקן כטקסט בתוך הגוף. וכשמגיע סוף החודש או דוח שנתי, אתה פותח את ה-Inbox ומבין שצריך לחפור 700 מיילים אחורה ולמצוא איזה חשבונית קיבלת מ-Google Workspace בינואר.
זה לא רק עניין של זמן. כל קבלה שנעלמת היא הוצאה שאתה לא מקזז במע"מ ולא מנכה מההכנסה. בעסק שמייצר 50,000 ש"ח בחודש, חמש קבלות שנעלמו זה בקלות 1,200 ש"ח של מס שאתה משלם בלי סיבה.
מה זה סריקת מיילים אוטומטית
סריקת המיילים של Quickly מתחברת לתיבת ה-Gmail או Outlook שלך, ומחפשת לבד חשבוניות וקבלות שמגיעות אליך מספקים. כל מה שהיא מוצאת היא מבינה, מסווגת, ומכניסה ישר להוצאות של העסק.
זה לא "תיקיה חכמה". המערכת קוראת את התוכן של המייל, רואה שיש שם חשבונית מ-AWS על 142 דולר מ-3 במאי, מבינה שזה הוצאת שרתים, ויוצרת לך רשומה מוכנה לאישור. אתה לוחץ אישור, וזה כבר חלק מהדוח החודשי לרואה החשבון.
מה הסריקה כוללת
1. חיבור ל-Gmail או Outlook (בלחיצה אחת)
מתחברים פעם אחת דרך OAuth של גוגל או של מיקרוסופט. Quickly לא רואה את הסיסמה שלך ואף אחד לא מקבל גישה מלאה לתיבה. הרשאת הקריאה מצומצמת לחיפוש מיילים בלבד.
2. סריקה היסטורית עד 4 שנים אחורה
בפעם הראשונה שאתה מתחבר, Quickly שואל כמה אחורה ללכת. אפשר לבחור:
- •6 חודשים: סקירה מהירה של חצי השנה האחרונה
- •12 חודשים: שנה שלמה, מצוין לסגירה שנתית
- •24 חודשים: שנתיים אחורה
- •48 חודשים: ארבע שנים, כל מה שהמייל זוכר
הסריקה ההיסטורית הזו רצה ברקע. אתה יכול לסגור את הטאב ולחזור אליה אחרי שעה. כשהיא נגמרת, מגיעה הודעה בוואטסאפ.
3. זיהוי אוטומטי של ספקים וסכומים
ה-AI של Quickly יודע לקרוא חשבוניות בעברית ובאנגלית. הוא מזהה את שם הספק, את הסכום הכולל, את המע"מ אם רשום, את התאריך, ואת הקטגוריה (תוכנות, שרתים, דלק, ציוד משרדי, אוכל לפגישות, וכן הלאה).
אם המייל מכיל PDF, גם אותו הוא קורא. אם הוא מכיל רק טקסט, גם זה עובד. אם זה חיוב SaaS חודשי שהגיע כקישור לקבלה, הוא הולך לקישור ושולף את המספרים.
4. דיגסט שבועי בוואטסאפ
פעם בשבוע מגיע סיכום אחד מסודר בוואטסאפ: "מצאתי 7 חשבוניות חדשות מהשבוע, סה"כ 2,340 ש"ח. רוצה לראות?" אתה לוחץ, רואה רשימה, מאשר את כולן בקליק, וזהו. אין צורך להיכנס לדשבורד, אין מיילים נוספים.
5. ניכוי מס תשומות אוטומטי
כל הוצאה שנכנסת מהמייל מקבלת תיוג של אחוז הניכוי לפי חוקי המס בישראל. רכב 45 אחוז, פלאפון 80 אחוז, אינטרנט ביתי לפי שימוש, וכן הלאה. כשמגיע דוח מע"מ, החישוב מוכן.
איך זה עובד טכנית (קצרה לסקרנים)
1. אתה מאשר חיבור OAuth לחשבון המייל שלך. Quickly מקבל refresh token מוצפן בלבד.
2. בפעם הראשונה, Quickly סורק לאחור על פי הטווח שבחרת. הסריקה רצה ברקע על Vercel ומעדכנת אותך תוך כמה דקות.
3. מאז, כל מייל חדש שמגיע אליך נשלח גם ל-Quickly דרך push notification של Gmail או Outlook. אין polling, אין השהיה.
4. המייל עובר דרך מודל AI שמחזיר מבנה מסודר: ספק, סכום, תאריך, קטגוריה.
5. אם הוא מספיק בטוח, ההוצאה נכנסת ישר ל-"ממתינות לאישור" שלך. אם הוא לא בטוח (סכום לא ברור, ספק חדש), הוא ישאל אותך.
במה זה שונה מ-Wellybox ומפתרונות אחרים
Wellybox עושה משהו דומה ועולה 144 ש"ח בחודש. הגרסה המוזלת היא ל-12 חודשים בלבד אחורה, וסריקה ל-48 חודשים זמינה רק במחירים גבוהים יותר.
ב-Quickly:
- •70 ש"ח בחודש במנוי Pro, כולל סריקה היסטורית מלאה ל-4 שנים
- •חיבור ישיר לרשות המסים (שע"ם). כל חשבונית שאתה מפיק מקבלת מספר הקצאה אוטומטי. Wellybox לא מפיק חשבוניות, הוא רק קולט אותן
- •מחובר ל-WhatsApp. הדיגסט מגיע לוואטסאפ. לא צריך להוריד אפליקציה ולא לזכור עוד סיסמה
- •ישראלי, בעברית. כל הממשק, ה-AI, והשירות בעברית. כולל הבנה של חשבונית מס/קבלה, חשבונית עסקה, חשבונית זיכוי וכל סוגי המסמכים הישראליים
- •ייצוא לרואה חשבון. הוצאות שמיובאות מהמייל מופיעות בקובץ ה-Excel ובקובץ MOVEIN לחשבשבת שנשלח אוטומטית לרואה החשבון בכל חודש
מה צריך כדי להתחיל
1. חשבון Quickly. אם עוד לא נרשמת, יש 14 ימי ניסיון בחינם.
2. מנוי Pro של 70 ש"ח+מע"מ לחודש. הפיצ'ר הזה הוא בלעדי למנוי Pro כי הוא דורש משאבים גדולים יותר (אחסון, עיבוד AI, חיבור מתמיד למיילים).
3. חשבון Gmail או Outlook פעיל.
אחרי שיש לך את שלושת אלה, החיבור עצמו לוקח 30 שניות. אתה נכנס להגדרות, לוחץ "חבר Gmail" או "חבר Outlook", מאשר במסך של גוגל/מיקרוסופט, ואז בוחר כמה אחורה לסרוק. הסריקה רצה ברקע.
שאלות נפוצות
האם Quickly רואה את כל המיילים שלי?לא. הרשאת ה-OAuth מצומצמת לקריאת מיילים בלבד, וה-AI מסנן רק מיילים שנראים כמו חשבוניות או קבלות. מיילים פרטיים, ניוזלטרים, או שיחות עבודה לא נכנסים למערכת. ה-tokens מוצפנים ב-AES-256 ולא יוצאים מהשרתים של Quickly.
מה קורה לחשבוניות כפולות?ה-AI מזהה כפילויות לפי שילוב של ספק, סכום, ותאריך. אם אותה חשבונית הגיעה גם כ-PDF במייל וגם כקישור, היא תיכנס פעם אחת בלבד.
האם הסריקה תופסת חשבוניות בעברית?כן. ה-AI מאומן על חשבוניות בעברית ובאנגלית. הוא מזהה "חשבונית מס", "חשבונית עסקה", "קבלה" וגם "Invoice", "Receipt", "Bill".
אני יכול לבטל את החיבור בכל רגע?כן. לוחצים "נתק Gmail" בדף ההגדרות, וכל ה-tokens נמחקים. הנתונים שכבר נסרקו נשארים כי הם שלך, אבל לא תהיה סריקה חדשה.
זה עובד גם לעסקים שמקבלים חשבוניות בנייר?כן ולא. אם הספק שולח את החשבונית גם במייל (גם כ-PDF מצורף, גם כקישור), היא תיתפס. אם הוא שולח רק מעטפה לדואר, אז לא. במקרה הזה אפשר לצלם את הקבלה ולשלוח ל-Quickly בוואטסאפ, וה-AI יקרא אותה באותו אופן.
יש הגבלה על כמות מיילים?לא. סריקה היסטורית של 4 שנים יכולה לכלול עשרות אלפי מיילים, וזה נכלל במנוי Pro בלי תוספת.
איך הפיצ'ר משפיע על דוח המע"מ?כל הוצאה שמיובאת מהמייל ועוברת אישור נכנסת לחישוב מס תשומות הקבוע. כשמגיע דוח מע"מ דו-חודשי או חודשי, החישוב מוכן בלי שצריך להזין שוב.
למה זה משנה
לעסקים קטנים בישראל, ניהול קבלות זה אחת המשימות שמרגישות הכי לא-יצרניות. אתה לא מרוויח כסף מלכתוב כל חשבונית למישהו ב-Excel, אתה מרוויח מהעבודה האמיתית. הזמן שאתה משקיע בלרדוף אחרי קבלות שאיבדת זה זמן שאתה לא יוצר בו ערך.
סריקת המיילים האוטומטית של Quickly לא משחקת תיק שלם של רואה חשבון, אבל היא לוקחת את ה-90 אחוז של העבודה השחורה ועושה אותה לבד. מה שנשאר זה אישור בקליק וסקירה חודשית.
המשך קריאה
פחות עבודה אדמיניסטרטיבית, יותר זמן ללקוחות
Quickly מנהל לפרילנסרים את החשבוניות, ההוצאות והתזכורות לתשלום — הכול מתוך וואטסאפ.
נסה את Quickly חינם →14 ימי ניסיון חינם · ללא כרטיס אשראי · ביטול בכל עת